La Normativa sul Whistleblowing

Il termine “Whistleblowing” è ormai entrato nel linguaggio comune, ma cosa significa esattamente e, soprattutto, quali implicazioni ha per aziende e organizzazioni in Italia?

In un’epoca in cui trasparenza, etica e legalità sono valori fondamentali, la normativa sul Whistleblowing rappresenta uno strumento cruciale per prevenire e contrastare illeciti, favorendo un ambiente lavorativo più sano e responsabile.

CM Sistemi, attenta alle esigenze delle imprese e alle evoluzioni normative, ha sviluppato una soluzione software innovativa e completa per la gestione delle segnalazioni di Whistleblowing.

Questo strumento è progettato per aiutare le organizzazioni a conformarsi pienamente alla legislazione vigente, garantendo al contempo la massima tutela per i segnalanti e la gestione efficace delle procedure interne.

Il Decreto Legislativo n. 24/2023 e la Direttiva (UE) 2019/1937

La recente e significativa evoluzione della normativa italiana sul Whistleblowing è strettamente legata all’implementazione della Direttiva (UE) 2019/1937, conosciuta anche come Direttiva Whistleblowing.

Questa direttiva europea, volta a rafforzare la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, ha trovato piena attuazione in Italia con il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24.

Il D.Lgs. 24/2023 rappresenta una pietra miliare nella legislazione italiana in materia, abrogando e sostituendo le precedenti disposizioni (come quelle contenute nella legge Anticorruzione n. 190/2012 e nel D.Lgs. 231/2001) e introducendo un quadro normativo organico e omogeneo per la tutela dei segnalanti sia nel settore pubblico che in quello privato.

L’obiettivo principale è quello di garantire che le persone che, nell’interesse pubblico, denunciano attività illecite o condotte non etiche, siano protette da ritorsioni e discriminazioni.

La Direttiva (UE) 2019/1937 nasce dalla consapevolezza che i Whistleblower, ovvero i segnalanti, svolgono un ruolo fondamentale nella scoperta e nel contrasto di frodi, corruzione, violazioni ambientali, pratiche fiscali scorrette e molti altri illeciti che possono danneggiare gravemente la società.

Senza un’adeguata protezione, la paura di ritorsioni può scoraggiare le segnalazioni, lasciando impunite condotte dannose. Il legislatore europeo e, di conseguenza, quello italiano, hanno quindi cercato di creare un ambiente sicuro e affidabile per chi decide di “parlare”.

Il Decreto 24/2023, recependo pienamente i principi della direttiva, stabilisce in maniera chiara gli obblighi per le organizzazioni, i soggetti che possono effettuare segnalazioni, le modalità di segnalazione e le tutele previste per i segnalanti. Vediamo in dettaglio gli aspetti chiave.

Ambito di applicazione e soggetti tutelati

La normativa sul Whistleblowing, nella sua nuova formulazione, estende l’ambito di applicazione a un numero significativo di entità, sia pubbliche che private, e definisce in modo preciso chi può beneficiare delle tutele previste.

Settore pubblico

Nel settore pubblico, l’obbligo di istituire canali di segnalazione e di garantire le tutele si applica a:

• Amministrazioni pubbliche: tutte le pubbliche amministrazioni, come definite dal D.Lgs. 165/2001, inclusi enti pubblici economici, enti pubblici non economici, agenzie, aziende sanitarie locali, ecc.
• Autorità amministrative indipendenti: come l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione), Garante della Privacy, ecc.
• Organismi di diritto pubblico: ovvero organismi istituiti per soddisfare specificamente esigenze di interesse generale, aventi personalità giuridica e finanziati o controllati dallo Stato, dagli enti pubblici territoriali o da altri organismi di diritto pubblico.

L’obiettivo è garantire la massima trasparenza e integrità in ogni ramificazione della pubblica amministrazione, rendendo più agevole la segnalazione di sprechi, abusi e illeciti che danneggiano il bene comune.

Settore privato

Anche il settore privato è coinvolto in maniera massiccia dagli obblighi previsti dal D.Lgs. 24/2023. In particolare, gli obblighi si applicano a:

• Soggetti che hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato. Questo criterio dimensionale è fondamentale per individuare le aziende soggette alla normativa. Si precisa che il calcolo della media va effettuato sui 12 mesi precedenti la data di entrata in vigore del decreto o, per le nuove attività, dalla data di inizio attività.
• Soggetti, anche con meno di 50 dipendenti, che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e protezione dell’ambiente. Questo significa che anche piccole realtà, se operanti in settori ad alto rischio o particolarmente regolamentati, sono tenute ad adeguarsi.
• Soggetti che adottano modelli di organizzazione e gestione (MOG) ai sensi del D.Lgs. 231/2001, indipendentemente dal numero dei dipendenti. Per queste aziende, la gestione delle segnalazioni di Whistleblowing si integra con il sistema di prevenzione dei reati già previsto dal Modello 231.

L’estensione al settore privato è cruciale per combattere la corruzione e gli illeciti anche nelle imprese, favorendo la competitività leale e la reputazione aziendale.

Soggetti tutelati

Il Decreto 24/2023 definisce in modo ampio e inclusivo i soggetti che possono effettuare segnalazioni e beneficiare delle tutele previste. Questi includono:

• Lavoratori subordinati: inclusi i dipendenti pubblici e privati, con contratto a tempo indeterminato o determinato.
• Lavoratori autonomi: inclusi i collaboratori coordinati e continuativi (co.co.co.).
• Titolari di un rapporto di collaborazione: che rientra nell’ambito dell’art. 2 del D.Lgs. 81/2017 (lavoratori etero-organizzati).
• Volontari e tirocinanti: anche se a titolo gratuito.
• Azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza: anche se di fatto, inclusi i membri degli organi di amministrazione, direzione o controllo dell’ente.
• Ex-lavoratori: se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto di lavoro.
• Candidati a un impiego: se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione pre-contrattuale.

La tutela si estende non solo al segnalante, ma anche a:

• Facilitatori: persone che assistono il segnalante nel processo di segnalazione.
• Colleghi di lavoro e familiari: del segnalante che potrebbero subire ritorsioni indirette.
• Enti di cui il segnalante è proprietario o per i quali lavora: o con cui ha un rapporto giuridico.

Questa vasta platea di soggetti tutelati dimostra l’intenzione del legislatore di creare un sistema di protezione robusto e completo, che incoraggi le segnalazioni senza timori.

Segnalazioni delle violazioni

Il Decreto 24/2023 prevede diverse modalità per effettuare le segnalazioni, garantendo flessibilità e accessibilità. Le segnalazioni possono riguardare una vasta gamma di violazioni, tra cui:

• Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali.
• Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001.
• Violazioni del diritto dell’Unione europea: relative a appalti pubblici, servizi finanziari, sicurezza dei prodotti, protezione ambientale, salute pubblica, protezione dei dati personali, concorrenza, ecc.
• Atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.

Le modalità di segnalazione previste sono:

• Canali interni: privilegiati e obbligatori per le organizzazioni. Devono garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, del contenuto della segnalazione e della documentazione ad essa relativa. Devono essere gestiti da personale o uffici dedicati e imparziali, o da un soggetto esterno autonomo. Possono essere gestiti in forma scritta (piattaforme informatiche dedicate, e-mail) o orale (linea telefonica, sistemi di messaggistica vocale, incontro diretto).
• Canali esterni: gestiti dall’ANAC, a cui il segnalante può rivolgersi solo in determinate condizioni, ad esempio se il canale interno non è stato attivato, se non ha dato seguito alla segnalazione o se il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se usasse il canale interno, la segnalazione non sarebbe efficace o che potrebbe subire ritorsioni.
• Divulgazione pubblica: tramite stampa, media o internet, ammessa solo in circostanze eccezionali e molto specifiche, ad esempio se il segnalante ha ragionevoli motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico o che vi sia un rischio di ritorsioni a seguito di una segnalazione interna o esterna.

La priorità è data ai canali interni, incentivando le organizzazioni a risolvere internamente le problematiche.

Obblighi per le aziende

Il Decreto Legislativo n. 24/2023 impone precisi obblighi alle aziende rientranti nell’ambito di applicazione, al fine di garantire l’efficacia della normativa sul Whistleblowing. Tali obblighi includono:

1. Attivazione di canali di segnalazione interni: Le aziende devono istituire uno o più canali di segnalazione che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e del contenuto delle segnalazioni. Questi canali devono essere accessibili e intuitivi, permettendo segnalazioni scritte (ad esempio, attraverso piattaforme informatiche dedicate) e orali (ad esempio, tramite linea telefonica dedicata, sistemi di messaggistica vocale o incontri diretti su richiesta del segnalante).
2. Definizione di procedure chiare: È fondamentale che l’organizzazione definisca e adotti una procedura interna per la gestione delle segnalazioni. Tale procedura deve prevedere:
   • La nomina di una persona o di un ufficio interno autonomo dedicato alla gestione delle segnalazioni, o l’affidamento a un soggetto esterno (ad esempio, un consulente o una società specializzata). Questa figura deve essere imparziale e formata adeguatamente.
   • Termini precisi per l’avviso di ricevimento della segnalazione al segnalante (entro 7 giorni dalla ricezione) e per fornire un riscontro esaustivo sulla segnalazione (entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento).
   • Misure per proteggere la riservatezza del segnalante e della persona coinvolta, nonché della documentazione.
   • Modalità di archiviazione delle segnalazioni e della relativa documentazione per un periodo non superiore a 5 anni dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
3. Informazione chiara e accessibile: Le aziende devono informare in modo chiaro e facilmente accessibile tutti i soggetti che possono effettuare segnalazioni (dipendenti, collaboratori, fornitori, ecc.) sulle modalità di funzionamento dei canali di segnalazione, sulle procedure e sulle tutele previste. Questa informazione può essere fornita tramite intranet aziendale, bacheche, codici etici, ecc.
4. Divieto di ritorsioni: Le aziende devono adottare tutte le misure necessarie per prevenire e sanzionare qualsiasi forma di ritorsione nei confronti del segnalante. Il D.Lgs. 24/2023 elenca una serie di condotte che si presumono ritorsive (come licenziamento, demansionamento, trasferimento, discriminazione, ecc.) e sposta l’onere della prova sull’azienda, che dovrà dimostrare che tali azioni non sono state conseguenza della segnalazione.
5. Formazione: Sebbene non esplicitamente menzionato come obbligo nel decreto, è fortemente raccomandata la formazione del personale coinvolto nella gestione delle segnalazioni e la sensibilizzazione di tutti i lavoratori sull’importanza e le finalità della normativa.

L’implementazione di un sistema di Whistleblowing efficace non è solo un obbligo legale, ma anche un’opportunità per le aziende di rafforzare la propria cultura etica, prevenire danni reputazionali e migliorare la governance interna.

Ruolo dell’ANAC

L’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) gioca un ruolo centrale nell’applicazione e vigilanza della normativa sul Whistleblowing in Italia.

I suoi compiti sono molteplici e cruciali per il buon funzionamento del sistema:

• Gestione del canale di segnalazione esterno: L’ANAC gestisce il canale di segnalazione esterno a cui i segnalanti possono rivolgersi quando non possono utilizzare il canale interno o quando ritengono che quest’ultimo non sia efficace.
• Vigilanza sull’attuazione della normativa: L’ANAC ha il compito di vigilare sull’effettiva attuazione degli obblighi previsti dal D.Lgs. 24/2023 da parte di soggetti pubblici e privati. Può richiedere informazioni, svolgere ispezioni e accertamenti.
• Potere sanzionatorio: L’ANAC è l’organo competente per l’applicazione delle sanzioni pecuniarie alle aziende inadempienti.
• Emissione di linee guida: L’ANAC emette linee guida e chiarimenti interpretativi per facilitare l’applicazione della normativa e garantire una prassi uniforme. Questo è fondamentale per aiutare le aziende a comprendere e adempiere correttamente ai loro obblighi.
• Promozione della cultura della legalità: L’ANAC contribuisce a diffondere la cultura della legalità e della trasparenza, sensibilizzando sull’importanza del Whistleblowing come strumento di contrasto agli illeciti.
• Tutela del segnalante: L’ANAC interviene per tutelare i segnalanti da eventuali ritorsioni, accertando le violazioni e applicando le sanzioni previste.

Il ruolo dell’ANAC è dunque essenziale per garantire che la normativa sul Whistleblowing non rimanga lettera morta, ma sia uno strumento concreto ed efficace per la prevenzione e il contrasto degli illeciti.

Sanzioni per le aziende inadempienti

Le aziende che non si conformano agli obblighi previsti dal Decreto Legislativo n. 24/2023 sono soggette a significative sanzioni pecuniarie. L’ANAC è l’organo preposto all’irrogazione di tali sanzioni.

Le principali tipologie di violazioni che possono comportare l’applicazione di sanzioni includono:

• Mancata attivazione dei canali di segnalazione: L’assenza o l’inadeguatezza dei canali interni di segnalazione è una delle violazioni più gravi.
• Mancanza di procedure chiare: Se le procedure per la gestione delle segnalazioni non sono definite o sono incomplete.
• Omessa o inadeguata informazione: Se l’azienda non fornisce ai soggetti interessati le informazioni necessarie sui canali e le procedure di segnalazione.
• Violazione degli obblighi di riservatezza: Se l’identità del segnalante o della persona coinvolta non viene adeguatamente protetta.
• Mancato seguito alle segnalazioni: Se l’azienda non dà riscontro alla segnalazione nei termini previsti o non intraprende azioni adeguate per la verifica e la gestione.
• Atti ritorsivi: Se l’azienda mette in atto o consente atti ritorsivi nei confronti del segnalante. Questa è la violazione che comporta le sanzioni più elevate e può avere anche ripercussioni reputazionali molto gravi.

Le sanzioni possono variare in base alla gravità della violazione e alla dimensione dell’azienda, ma possono raggiungere importi significativi, partendo da alcune migliaia di euro fino a diverse centinaia di migliaia di euro, o addirittura fino a 1.000.000 di euro in caso di ritorsioni gravi.

Oltre alle sanzioni pecuniarie, l’inadempienza può comportare:

• Danno reputazionale: La mancata conformità e l’eventuale applicazione di sanzioni possono gravemente danneggiare l’immagine e la reputazione dell’azienda, compromettendo la fiducia di clienti, partner e investitori.
• Conseguenze legali: In caso di mancata gestione di una segnalazione che avrebbe potuto prevenire un illecito, l’azienda potrebbe incorrere in ulteriori responsabilità legali.
• Perdita di competitività: Le aziende non conformi potrebbero trovarsi in una posizione svantaggiata rispetto ai competitor che invece hanno adottato pratiche virtuose.

È quindi di fondamentale importanza per le aziende prendere sul serio gli obblighi sul Whistleblowing e investire nelle soluzioni e procedure necessarie per garantire la piena conformità.

Caratteristiche del software di CM Sistemi per il Whistleblowing

Per rispondere in modo efficace a tutti questi obblighi normativi e alle esigenze concrete delle aziende, CM Sistemi ha sviluppato una piattaforma software dedicata al Whistleblowing: wbcmsistemi.it.

Questo strumento è progettato per semplificare e automatizzare la gestione delle segnalazioni, garantendo la conformità normativa, la sicurezza e la riservatezza.

Le caratteristiche principali del software di CM Sistemi includono:

• Conformità al D.Lgs. 24/2023: Il software è stato sviluppato in piena aderenza ai requisiti del Decreto Legislativo 24/2023, garantendo il rispetto di tutte le disposizioni in materia di riservatezza, protezione dei dati, tempistiche di gestione e non ritorsione.
• Canale di segnalazione sicuro e riservato: La piattaforma offre un canale sicuro per l’invio delle segnalazioni, che può essere configurato in modo anonimo o con identità rivelata. La crittografia end-to-end e le rigorose misure di sicurezza garantiscono la massima protezione dei dati e dell’identità del segnalante.
• Gestione intuitiva delle segnalazioni: Il sistema permette una gestione efficiente e organizzata delle segnalazioni, con funzionalità per:
  • Ricezione automatica: Le segnalazioni vengono ricevute e catalogate in modo automatico.
  • Assegnazione e tracciamento: Le segnalazioni possono essere assegnate a specifici responsabili interni o esterni per la gestione, con un tracciamento completo di tutte le attività svolte.
  • Comunicazioni automatiche: Il sistema può generare automaticamente avvisi di ricevimento e comunicazioni sullo stato della segnalazione al segnalante, nel rispetto delle tempistiche normative.
  • Gestione documentale: È possibile allegare e gestire tutta la documentazione relativa a ciascuna segnalazione in un unico ambiente sicuro.
• Gestione dei flussi di lavoro: Il software permette di definire e automatizzare i flussi di lavoro per la gestione delle segnalazioni, dal ricevimento alla chiusura, assicurando che tutti i passaggi procedurali vengano rispettati.
• Audit Trail completo: Ogni azione all’interno della piattaforma è tracciata e registrata, creando un audit trail completo e inalterabile, fondamentale per la rendicontazione e per dimostrare la conformità in caso di verifiche.
• Reportistica e statistiche: Il software offre strumenti di reportistica avanzata per monitorare l’andamento delle segnalazioni, identificare trend e aree di rischio, supportando le decisioni aziendali e la valutazione dell’efficacia del sistema.
• Personalizzazione: La piattaforma è altamente personalizzabile per adattarsi alle specifiche esigenze e al modello organizzativo di ciascuna azienda, inclusa l’integrazione con sistemi esistenti.
• Formazione e supporto: CM Sistemi offre supporto completo per l’implementazione del software, la formazione del personale e l’assistenza continua, garantendo che le aziende possano utilizzare la piattaforma al meglio delle sue potenzialità.
• Data Protection Officer (DPO) friendly: Il software è progettato tenendo conto delle esigenze del DPO, fornendo strumenti per garantire la protezione dei dati personali e il rispetto del GDPR in tutte le fasi della gestione delle segnalazioni.

L’adozione del nostro software di Whistleblowing non è solo un modo per adempiere a un obbligo normativo, ma un investimento strategico nella trasparenza, nella governance aziendale e nella tutela della reputazione.

Permette alle aziende di trasformare un potenziale rischio in un’opportunità per rafforzare la propria etica e integrità.

Conclusioni

La normativa sul Whistleblowing, con il pilastro del Decreto Legislativo n. 24/2023, rappresenta un passo avanti fondamentale per la promozione della trasparenza, dell’etica e della legalità sia nel settore pubblico che in quello privato.

Non si tratta semplicemente di un ulteriore adempimento burocratico, ma di un potente strumento per prevenire e contrastare gli illeciti, proteggere l’interesse pubblico e promuovere un ambiente di lavoro più sano e responsabile.

Per le aziende, adeguarsi a questa normativa non è solo un obbligo, ma un’opportunità. Un sistema di Whistleblowing efficace rafforza la fiducia interna ed esterna, migliora la governance e protegge l’organizzazione da danni economici e reputazionali derivanti da condotte illecite.

La mancata conformità, al contrario, espone le imprese a pesanti sanzioni e a un grave pregiudizio d’immagine.

Il nostro software wbcmsistemi.it, si pone come partner strategico per le aziende che desiderano affrontare questa sfida in modo efficace e sicuro.

La soluzione offerta è completa, intuitiva e in piena conformità normativa, permettendo alle organizzazioni di gestire le segnalazioni di Whistleblowing con la massima efficienza e riservatezza.

Investire in un sistema di Whistleblowing robusto e conforme significa investire nel futuro della propria azienda, nella sua integrità e nella sua capacità di prosperare in un contesto sempre più attento ai valori etici e alla responsabilità sociale.

Contattateci per scoprire come il nostro software può aiutarvi a essere pienamente conformi e a trasformare la gestione del Whistleblowing in un vantaggio competitivo.